段取りとは案件の進め方そのものです。案件を成功裏に進められるかどうかは、どれだけ良い進め方を計画できるかにかかっていると言っても過言ではありません。つまり、段取りは案件を成功させるために非常に重要な要素になります。これは「段取り八分」という言葉が示すように先人が大切にした知恵でもあります。

　共有が重要なことは自明の理だと思います。ただ、共有において重要なことは共有をきっかけに各担当者が必要なアクションをとることです。段取りをしっかりと共有することで、メンバーは「こんな日数じゃ無理」、「このタスクの後じゃないと自分のタスクはできない」など様々なことを気づくと思います。この気づきをしっかりとフィードバックして段取りをより良いものに練り上げていくことが重要になります。そのためにも進め方が一目瞭然で分かる段取り図が大事になります。段取り図は「文殊の知恵」を促進するために役に立つものでもあるのです。

　進捗では最新状況を共有することが最も重要です。そのためには進捗がシンプルにできることが必須となります。進捗報告という形で色々な情報を入力することができても、入力自体に時間がかかったり、まとまった時間が取れる時まで進捗入力できなかったりして進捗状況の共有が遅れては元も子もありません。それだけ、後続タスクの準備や調整が遅くなってしまいます。また、日付は人によって解釈がずれることがありません。何時そのタスクが終わるのかを分かりやすく、シンプルに共有することができます。遅れたり／早まったりした時は、シンプルで良いのでとにかく早く進捗状況を共有することが重要です。